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Erfolgsfaktor Digitalkompetenz

Mitarbeiter als Treiber der Digitalisierung

Das Thema “mobiles Arbeiten” ist so präsent wie nie. Das macht deutlich, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter digital zu befähigen. Um die Digitalkompetenz der Beschäftigten zu fördern, hilft das Mitarbeiter-PC-Programm, eine staatlich geförderte Lösung, welche das digitale Mindset der Arbeitnehmer im privaten Umfeld weiterentwickelt.

Aktuell arbeitet fast die Hälfte der Berufstätigen von zu Hause aus, davon jeder Dritte zum ersten Mal. Dies ist für die Mitarbeiter eine große Herausforderung, schließlich nutzen viele bisher weder geschäftlich noch privat ein Notebook (35 Prozent), Tablet (64 Prozent) oder Smartphone (21 Prozent), so das Ergebnis der aktuellen D21-Studie. Diese ergab auch, dass jeder zweite Arbeitnehmer die Notwendigkeit sieht, seine Digitalkompetenz zu erweitern. Wie können Unternehmen hier helfen?

Staatlich gefördert: Das Mitarbeiter-PC-Programm

Die Politik hat hierauf bereits eine Antwort: Das Mitarbeiter-PC-Programm (MPP). Das Programm wurde bereits 2006 ins Leben gerufen, mit dem Ziel durch steuerliche Einsparungen die Digitalkompetenz in Deutschland zu stärken. Angesprochen werden hierbei alle Unternehmen, um ihren Mitarbeitern durch ein MPP aktuelle IT-Devices zur rein privaten Nutzung zur Verfügung zu stellen. Dabei spielt weder die Position noch die Gehaltsklasse eine Rolle, das Programm soll allen Beschäftigten den Zugang zu aktuellen IT-Technologien gewährleisten.

Der Prozess ist einfach: Das Unternehmen least die gewünscht Hardware für 24 Monate und überlässt sie dem Mitarbeiter für den Privatgebrauch. Dieser zahlt ein monatliches Nutzungsentgelt per Gehaltsumwandlung, welches wiederrum den abgabenpflichtigen Bruttolohn senkt. Je nach Höhe der definierten monatlichen Abgabe ist das Benefit-Programm für das Unternehmen bilanz- und kostenneutral. Für die Arbeitnehmer ist es darüber hinaus steuerfrei, da angesichts der staatlichen Förderung kein geldwerter Vorteil entsteht (§ 3 Nr. 45 EStG). Eine Win-Win Situation für beide Parteien, insbesondere da die Geräte durch die Gehaltsumwandlung bis zu 52% günstiger für die Belegschaft sind. Neben den Devices für den Eigenbedarf können die Beschäftigten auch Geräte für Familienmitglieder bestellen.

MPP-Bestellung einer 12,9" iPad Pro Wi-Fi + Cellular 128 GB mit Schutzbrief sowie Übernahme

Mitarbeiter im Beispiel: Steuerklasse I, Kirchensteuer, NRW. Dem Beispiel liegen die Steuertabellen vom März 2020 zugrunde. Die Beispielrechnung hat nur darstellenden Charakter und ersetzt nicht die steuerliche Beratung durch einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Ein kostenneutrales Benefit-Programm ohne Aufwand

Wie einfach solch ein MPP im Unternehmen etabliert werden kann, zeigt CHG-MERIDIAN mit Employer Benefit Solutions (EBS). Eine individuell anpassbare Komplettlösung, welche neben der Gestaltung und Implementierung des MPP-Portals auch die operative Abwicklung, also das Service- und Technologie-Management, inkludiert.

Die Mitarbeiter können sich dabei in den definierten Bestellzeiträumen in das unternehmenseigene Portal einloggen und ihre Wunsch-Devices wählen. Über einen integrierten Rechner können sie bereits vorab die Steuerersparnis, Monatsrate sowie den Kostenvorteil sehen. Darüber hinaus enthält das „Rundum-sorglos-Paket“ die Lieferung frei Haus sowie Support-Dienstleistungen wie Hotline, Infomaterialien und FAQs.

Für die Unternehmen ist der Aufwand minimal. Von der Beschaffung über die Finanzierungsabwicklung bis zur Sammelabrechnung und Bereitstellung der HR-Daten für die Gehaltsabrechnung - die Prozesse sind vollständig digital und automatisiert. So entsteht für die verantwortliche HR-Abteilung ein Arbeitsaufwand von nur 8 Stunden im Jahr.

In wenigen Schritten zum digitalen Champion

Das Mitarbeiter-PC-Programm ist ein Treiber jeder Digitalisierungsstrategie. Damit werden die Arbeitnehmer nicht nur aktiv in den Digitalisierungsprozess eingebunden, sondern auch gefördert. Mitarbeiter befassen sich intensiver mit der Technologie, welche sie privat nutzen. Davon profitiert am Ende auch der Arbeitgeber, dank einer höheren Technologie-Affinität sowie -Akzeptanz. Unternehmen können so ihr Change-Management beschleunigen und eine Vorreiter Rolle in der Digitalisierung einnehmen.

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David von Thienen

Head of Employer Benefit Solutions