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Digital Workplace Rollout

So planen Sie den erfolgreichen IT-Rollout für Ihren digitalen Arbeitsplatz

Im privaten Umfeld gehören Smartphones und Notebooks zur Standardausstattung. Ausgerechnet am Arbeitsplatz sehen sich viele Menschen hingegen mit einer analogen Welt konfrontiert. Dabei ist es mit etwas Vorarbeit und Planung gar nicht so schwer, einen digitalen Arbeitsplatz einzurichten.

Fast drei Viertel der Berufstätigen sind laut dem D21-Digital-Index 2018/2019 an einem Digital Workplace interessiert.  Dieser ermöglicht es ihnen, unabhängig von ihrem Standort zu arbeiten. Ein Remote Office und flexible Arbeitszeitkonzepte zahlen sich auch für den Arbeitgeber aus. Ein Drittel der Unternehmen verzeichnet Kosteneinsparungen, fast ebenso viele eine höhere Produktivität der Beschäftigten. Darüber hinaus bietet ein modernes Arbeitsumfeld einen klaren Wettbewerbsvorteil im War of Talents von jungen Fachkräften. Trotz der Vorteile kommen laut dem D21-Digital-Index jedoch derzeit nur 16 Prozent der Mitarbeiter in Deutschland in den Genuss eines Digital Workplace. Dabei lässt sich mit der richtigen Strategie und Vorbereitung ein IT-Arbeitsplatz unkompliziert realisieren.

Digital Workplace - Eine gute Vorbereitung ist alles

Ausschlaggebend für den erfolgreichen Rollout und die Integration eines digitalen Arbeitsplatzes ist eine gute Vorbereitung und Planung, in welcher folgende wesentliche Aspekte berücksichtigt bzw. vorab geklärt werden sollten:

Aufstellung der optimalen IT-Infrastruktur

Die Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Infrastruktur und der eingesetzten Technologien bildet die Ausgangsbasis des IT-Rollouts. Im nächsten Schritt geht es insbesondere um die Frage, wie die Arbeitsplätze im Unternehmen sinnvoll optimiert werden können. Neben der Hardware sollte insbesondere auch die Software genau betrachtet und überdacht werden. Erst durch die Integration von moderne Programmen, wie Office 365 sowie Cloud-basierten Lösungen, lässt sich die Arbeit wirklich flexibel tätigen. Ob Besprechungen über Video-Chats oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in der Cloud, Arbeitsabläufe finden damit digital und ortsungebunden statt.

Interne Umstellung auf die neuen Systeme

Von einem Digitalen Workplace sollten nicht nur die "Wissensarbeiter" profitieren, sondern auch der Maschinenführer in der Fabrikhalle und der Wartungstechniker im Außendienst. Für die IT-Abteilung und Compliance-Fachleute bedeutet das, dass sie es mit einer größeren Anzahl von Clients und Endgeräten unterschiedlicher Art zu tun bekommen. Das erfordert ein Umdenken, wenn es um Bereitstellung, Verwaltung und Absicherung der Systemlandschaft geht. Hier sollte bereits vor dem Rollout die nötigen Vorkehrungen und Ressourcen eingeplant werden, damit es nicht zu einem „Arbeits-Stau“ kommt.

Digitalisierung von Arbeitsprozessen

Ein digitaler Arbeitsplatz kann nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn möglichst viele Prozesse digitalisiert werden. Das gibt beispielsweise für die Freigabe von Rechnungen, der Ablage und Einsicht von Vertragsdaten und Dokumenten sowie Self-Services. Daher gewinnen Lösungen für das Dokumentenmanagement und Enterprise Content an Bedeutung. Solche Systeme werden verstärkt mit Künstlicher Intelligenz und Funktionen für die robotergestützte Prozessautomatisierung kombiniert. Die KI übernimmt durch Lernprozesse zunehmend Routineaufgaben und ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Tasks zu konzentrieren.

Anpassung der Security-Konzepte

Digitalisierung beinhaltet auch, Arbeitsplätze, Anwendungen und Daten nachhaltig vor den Angriffen krimineller Hacker zu schützen. Das gilt nicht nur für Attacken durch Außenstehende, sondern auch für solche, die von den eigenen Mitarbeitern durch fahrlässiges Handeln und Fehlern angestoßen werden. Daher müssen bestehende IT-Security-, Compliance- und Datenschutz-Regelungen auf den Prüfstand gestellt und bei Bedarf vor dem Rollout angepasst werden.

Integration der Mitarbeiter

Ob sich ein Digital-Workplace-Konzept erfolgreich umsetzen lässt, hängt maßgeblich von der Akzeptanz durch die Mitarbeiter ab. Es ist deshalb essenziell, dass Geschäftsführung, Vertreter der Fachabteilungen, der HR-Abteilung und des Betriebsrats bei der Umsetzung solcher Vorhaben zusammenarbeiten. Ein zentrales To-Do ist dabei, den Mitarbeitern die Angst zu nehmen, durch digitale Prozesse und Workplaces seien ihre Arbeitsplätze bedroht. Darüber hinaus gilt es, die Mitarbeiter frühzeitig durch Schulungen und Trainings auf die neue, digitale Arbeitsweise einzustellen und während der Rollout-Phase Hilfestellung zu leisten. Denkbar ist auch eine frühe Integration der Belegschaft bei der Auswahl der Devices, durch ein Self-Service Programm. Damit erhält der Mitarbeit die Möglichkeit selbst mitzuwirken.

Schritt für Schritt zum Erfolg

Anstatt alle Arbeitsplätze auf einmal in einem Massen-Rollout zu erneuern, sollten ein Digital Workplace Schritt für Schritt integriert und entwickelt werden. In mehreren Phasen können so die einzelnen Komponenten im Unternehmen sorgfältig geplant und eingegliedert werden. Dadurch können auch die Mitarbeiter langsam an das neue Arbeitsumfeld gewöhnt und abgeholt werden.

Ein Digital Workplace ist kein unmögliches Großprojekt, kann jedoch mit der falschen oder zu kurzfristigen Planung nicht das gewünschte Ziel erreichen. Vorrausetzung ist eine definierte Strategie sowie eine gut geplante Vorbereitung. Neben der genauen Definition der benötigten IT-Infrastruktur, sollten insbesondere die internen Prozesse überdacht und digitalisiert werden, damit ein IT-Arbeitsplatz auch wirklich flexible nutzbar ist. Wesentlich ist auch die Abholung der Belegschaft, durch offene Kommunikation und Weiterbildungsmaßnahmen. Damit steht Ihrem erfolgreichen Digital Workplace Rollout nichts mehr im Weg.

 

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